Tout salarié a le droit et l’obligation de prendre chaque année tous les congés payés qu’il a acquis lors de l’année de référence précédente sous peine d’être perdus, sauf accord avec l’employeur.
Autrement dit le salarié ne peut pas partir en congés payés 10 semaines tous les deux ans.
Le salarié qui n’a pas pris le nombre de jours de congés payés auquel il avait droit peut obtenir des dommages et intérêts mais pas le paiement de l’indemnité pour congés payés car il ne peut pas cumuler l’indemnité pour congés payés avec le salaire qu’il perçoit quand il n’y a pas d’interruption de travail.

I- CONDITIONS D’OUVERTURE DU DROIT AUX CONGES PAYES

1. avoir travaillé au moins 10 jours (art. L.3141-3 du Code du travail)

Attention :
Les salariés en contrat à durée déterminée ou en contrat de travail temporaire ont droit à l’indemnité compensatrice de congés payés même s’ils n’ont pas effectué un mois de travail chez le même employeur à la date d’expiration de leur contrat.

2. travail effectif

Seul le temps de travail effectif est pris en compte pour savoir si le salarié a droit à des congés payés.

Sont assimilées légalement ou conventionnellement à du travail effectif, et donc à prendre en compte dans le calcul pour l’ouverture du droit à congés payés, les périodes de suspension du contrat de travail suivantes :

• les arrêts consécutifs aux accidents de travail ;
• les congés de maternité et d’adoption ;
• les congés de maladie rémunérés ;
• les périodes de formation professionnelle ;
• les congés d’éducation ouvrière ;
• les absences rémunérées ;
• les périodes de préavis non exécutées à la demande de l’employeur.

3. période de référence

La période de référence pour le calcul du droit aux congés payés se déroule du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
En cas de modulation, cette période peut aller du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

II- CALCUL DE LA DUREE DES CONGES PAYES

1. Nombre de jours acquis par an

Tout salarié ayant travaillé un mois ou une période équivalente a droit à 3 jours ouvrables de congés payés.
Tout salarié ayant travaillé pendant toute la période de référence a donc droit à 36 jours ouvrables de congés payés par an.
Lorsque le nombre de congés acquis n’est pas entier, la durée est portée au nombre immédiatement supérieur.

2. Définition de la notion de « jour ouvrable »

Les « jours ouvrables » sont des jours normalement consacrés au travail dans l’entreprise. Dans la branche, il s’agit du lundi au samedi inclus, donc 6 jours de congés payés qui sont décomptés par semaine (le samedi, même s’il n’est pas travaillé est décompté). Seuls le jour de repos hebdomadaire (en principe le dimanche, sauf exception), et les jours fériés légaux et habituellement non travaillés ne sont pas décomptés.

3. Périodes à prendre en compte dans le calcul de la durée des congés payés

• périodes de travail effectif ;
• périodes assimilées à du travail effectif :
• les périodes de congés payés de l’année précédente;
• la contrepartie obligatoire générée par les heures supplémentaires (anciens repos compensateurs obligatoires) ;
• les périodes de congé de maternité et d'adoption ;
• les périodes de congés légaux familiaux ;
• les périodes d'arrêt de travail pour maladie professionnelle ou accident du travail dans la limite d'une durée ininterrompue d'un an ;
• la journée d'appel de préparation à la défense ;
• les périodes de congé de formation ;
• les périodes assimilées conventionnellement à ces situations ;
• les périodes de préavis dispensées par l’employeur ;
• les périodes pendant lesquelles un salarié ou un apprenti se trouve maintenu ou rappelé sous les drapeaux à un titre quelconque ;
• les absences liées à des activités civiques et sociales.

4. Incidences des absences non assimilées à du travail effectif pour le calcul de la durée des congés payés

En cas d’absences, non assimilées à du travail effectif pour le calcul de la durée des congés payés, pendant la période de référence ouvrant droit à congés payés, la durée de congés payés peut être réduite selon la règle la plus favorable pour le salarié soit :

• par mois de date à date (1 mois donne droit à 3 jours ouvrables de congés payés) ;
• en semaines (4 semaines donnent droit à 3 jours ouvrables de congés payés) ;
• en jours (24 jours donnent droit à 3 jours ouvrables de congés payés).

Exemple :

Un salarié :

• a travaillé du 1er juin 2006 au 8 octobre 2006.
• a été en arrêt maladie non professionnelle du 9 octobre 2006 au 18 février 2007.
• a été absent, ce temps d’absence est assimilé à du travail effectif, du 19 février 2007 au 31 mai 2007.

Sont prises en compte pour la détermination de la durée des congés payés annuels les deux périodes suivantes :

• du 1er juin 2006 au 8 octobre 2006 ;
• du 19 février 2007 au 31 mai 2007.

La méthode de calcul la plus favorable au salarié est à retenir.

Tableau relatif à la durée des congés payés acquis par le salarié pendant la période de référence allant du 1er juin 2006 au 31 mai 2007 :

La règle la plus favorable s’applique au salarié, il bénéficie au titre de la période de référence du 1er juin 2006 au 31 mai 2007, pour la période allant du 1er juin 2007  au 31 mai 2008, de 25 jours ouvrables de congés payés.

III- MODALITES DE PRISE DES CONGES PAYES

1. Congé principal

Le congé principal correspond à un congé continu compris entre 18 et 30 jours ouvrables, pris entre le 1er juin et le 31 octobre.
Il ne peut pas atteindre 36 jours ouvrables ou 6 semaines car la 5ème semaine légale de congés doit être donnée à part sauf circonstances particulières.
Tout congé principal inférieur ou égal à 12 jours doit être continu.
12 jours de congés doivent être pris en continu entre deux repos hebdomadaires entre le 1er juin et le 31 octobre.
Les jours restant entre le 12ème et le 30ème jours du congé principal peuvent être fractionnés à condition que les deux parties donnent leur accord. Si ces jours fractionnés sont pris en dehors de la période allant du 1er juin au 31 octobre, ils peuvent donner droit à des jours supplémentaires de congés payés.

Exemple :

Un salarié bénéficie de 36 jours ouvrables de congés payés pour la période allant du 1er juin 2007 au 31 mai 2008.
Il bénéficie normalement de 4 semaines consécutives de congés payés entre le 1er juin et le 31 octobre. Cependant, son employeur lui a demandé de fractionner son congé principal de la façon suivante : 3 semaines consécutives en août 2007 et la quatrième semaine au mois de novembre 2007. Le salarié a donné son accord, il aura droit à des jours supplémentaires pour fractionnement du congé principal pris en dehors de la période allant du 1er juin au 31 octobre.

2. Fractionnement du congé principal

a) Condition

L’accord de l’employeur et du salarié est nécessaire pour fractionner le congé principal de 30 jours.
Jours de congés supplémentaires
Le fractionnement du congé principal de 30 jours ouvre droit à des jours de congés supplémentaires lorsqu’une partie du congé est prise en dehors de la période allant du 1er juin au 31 octobre. Toutefois, le salarié doit bénéficier au moins de 12 jours continus de congés payés pendant son congé principal. Donc seuls les jours allant du 12ème jour au 30ème jour peuvent être fractionnés.

Si la partie du congé principal, allant du 12ème jour au 30ème jour, est fractionnée et que cette partie est prise en dehors de la période allant du 1er juin au 31 octobre alors :
le salarié bénéficie d’1 jour ouvrable de congé supplémentaire, s’il prend entre 3 et 5 jours de congé ;
le salarié bénéficie de 2 jours ouvrables de congé supplémentaires, s'il prend 6 jours et plus de congé.

b) Dérogation à la règle des jours supplémentaires

Employeurs et salariés peuvent déroger à cette règle par accord individuel du salarié ou par accord collectif d'entreprise. L'employeur peut alors autoriser le fractionnement des congés en le subordonnant à une renonciation du congé supplémentaire.

c) Demande émanant du salarié

Si la demande de fractionnement vient du salarié, l’employeur peut :

• soit refuser,
• soit accepter sans conditions,
• soit accepter à condition que le salarié renonce à l’octroi des jours supplémentaires pour fractionnement, pour ce faire, le salarié doit donner son accord par écrit.

3. La 5ème semaine légale de congés payés

La 5ème semaine doit être prise en dehors du congé principal.
Il n’y a pas de jours supplémentaires prévus pour le fractionnement de la 5ème semaine.

4. Congés payés et jours fériés

a) Un jour férié, qui tombe dans une période de congés payés, compte comme jour de congé s’il est travaillé dans l’entreprise. Il est donc décompté du nombre de jours de congés payés annuels acquis.

Exemple :
Un salarié est en congé du 1er juillet au 21 juillet. Le 14 juillet est un lundi, l’ensemble du personnel travaille ce jour là, il sera décompté 18 jours de congés payés (6 jours par semaine × 3 semaines).

b) Un jour férié, qui tombe dans une période de congés payés, ne compte pas comme un jour de congé s’il est chômé dans l’entreprise. Il n’est donc pas décompté du nombre de jours de congés payés annuels acquis.

Exemple :
Un salarié est en congé du 1er juillet au 21 juillet. Le 14 juillet est un lundi, aucun salarié travaille ce jour là, il sera décompté 17 jours de congés payés (6 jours par semaine × 3 semaines – 1 jour)

c) Un jour férié ne compte pas comme un jour de congé s’il tombe un jour habituellement chômé. Il n’est donc pas décompté du nombre de jours de congés payés annuels acquis.

Exemple :
Un salarié est en congé du 1er juillet au 21 juillet. Le 14 juillet est un samedi, jour habituellement chômé dans l’entreprise car elle ferme toutes les fins de semaine du vendredi soir au lundi matin. Il sera décompté 17 jours de congés payés (6 jours par semaine × 3 semaines – 1 jour).

5. Congés payés et pont

a) Lorsqu’un jour « de pont », accordé par l’employeur, tombe pendant une période de congés payés, le jour de pont est décompté comme jour ouvrable.

Exemple :
Un salarié est en congés payés du 5 mai 2008 au 11 mai 2008.
Le jeudi 8 mai 2007 est férié et chômé dans l’établissement. L’employeur décide que le vendredi 9 mai 2007 sera un jour de pont.
Le nombre de jours de congés payés décomptés du nombre annuel acquis par le salarié est de 5 jours ouvrables au titre de la semaine allant du 5 mai au 11 mai 2008. En effet, seul le jeudi 8 mai n’est pas pris en compte car c’est un jour férié chômé dans l’établissement.

b) Lorsqu’un employeur accorde un jour de pont à ses salariés, il ne peut pas imputer ce jour de pont sur les congés payés des salariés, qui auraient dû normalement travailler ce jour là. L’employeur a seulement la possibilité de faire récupérer les heures non effectuées par les salariés.

6. Arrêt maladie et congés payés

a) salarié malade pendant ses congés payés :

Le salarié cumule pendant cette période les indemnités journalières de sécurité sociale et l’indemnité de congés payés versée par l’employeur. Cependant, l’employeur n’a pas à verser le complément de salaire dû en cas de maladie.

b) salarié absent pour maladie au moment du départ en congés :

Si le salarié est absent pour maladie au moment du départ en congés, il peut demander le report de ses congés. L’employeur décide alors des dates du congé reporté.

Attention :
Tout salarié a droit à ses congés payés après un congé maternité ou d’adoption même en dehors de la période de référence.

IV- ORGANISATION DES DEPARTS EN CONGES

1. Formalités

L’employeur fixe les dates des départs en congés après consultation des représentants du personnel, s’ils existent.
Le tableau d'échelonnement des dates de congés du personnel est porté à la connaissance de chaque salarié et doit faire également l’objet d’un affichage :

• le 15 février, pour les congés d'été ;
• 2 mois auparavant, pour les autres congés.

Le bulletin de paie doit indiquer la période de congé annuel, les dates de congé et le montant des indemnités de congé correspondant.

2. Congés par roulement

L’employeur pour fixer les dates doit prendre en compte :

• la situation de famille des salariés et notamment des possibilités de congés des conjoints et du nombre d’enfants scolarisés à charge,
• l’ancienneté dans l’entreprise.

Attention :
Les conjoints et personnes liées par un pacte civil de solidarité (PACS) travaillant dans la même structure ont droit à un congé simultané.

3. Fermeture de l’entreprise, article L. 3141-20 du Code du travail

L’employeur doit consulter au préalable les délégués du personnel, s’ils existent quand l’entreprise ferme au moins 24 jours ouvrables.
L’employeur doit demander l’avis conforme des délégués du personnel, s’ils existent, quand l’entreprise ferme moins de 24 jours ouvrables.

a) Fermeture pendant la 5ème semaine de congé légal

Si l’entreprise ferme pendant la 5ème semaine de congés, l’employeur doit consulter au préalable les représentants du personnel, s’ils existent.
Si l’entreprise ferme depuis plusieurs années pendant la 5ème semaine de congés, l’employeur, qui souhaite modifier les dates de prise de la 5ème semaine, devra au préalable dénoncer cet usage.

b) Salarié n’ayant pas acquis suffisamment de jours de congé

Lorsqu’un salarié n’a pas acquis 24 jours ouvrables de congé lors de la fermeture de l’entreprise pendant le congé principal (4 semaines), il est alors en repos forcé et n’a pas droit au versement de l’indemnité de congés payés. Cependant, il peut prétendre à l’indemnité publique de chômage partiel sur demande présentée par l’employeur, avant la fermeture de la structure, à la direction départementale du travail et de l’emploi du siège de l’entreprise.

4. Congés pris par anticipation

a) Conditions :

Le salarié doit avoir acquis des droits à congés payés.
Le salarié ne peut pas demander plus de congés que ceux qu’il a acquis.

b) Fractionnement du congé principal :

En cas de fractionnement du congé principal, les congés anticipés ouvrent droit également aux jours supplémentaires pour fractionnement.

V- INDEMNITE POUR CONGES PAYES

1. Indemnité versée pendant la période de congés payés

Pendant les congés payés, l’employeur verse une indemnité au titre des congés payés, qui correspond à la rémunération du salarié pendant son congé.

a) Modes de calcul

Il existe deux modes de calcul. Le plus favorable au salarié doit être retenu.

- soit l’indemnité correspond à la rémunération qu’aurait perçu le salarié pendant le congé s’il avait continué à travailler :

L’indemnité doit être au moins égale à la rémunération que le salarié aurait perçu pendant la période de congé s’il avait travaillé.
L’indemnité est calculée selon la durée du travail dans l’entreprise, selon l’horaire de travail du salarié et selon le nombre de jours de congés pris.

Exemple :
Un salarié a un salaire mensuel brut de 1 500 €. Il n’y a pas d’accessoires à son salaire de base.
Il a travaillé pendant toute la période de référence allant du 1er juin 2006 au 31 mai 2007. Il a donc acquis 36 jours ouvrables de congés payés à prendre entre le 1er juin 2007 et le 31 mai 2008.
Ce salarié était en congé du 21 janvier 2008 au 27 janvier 2008, soit 6 jours ouvrables de congés payés.
Le mois de janvier 2008 comprend 27 jours ouvrables correspondant à un salaire de 1500 € bruts.
Le montant de l’indemnité pour 6 jours de congés payés pris au mois de janvier est égal à 333,33 € (1500 € × 6 jours de congés payés ouvrables / 27 jours ouvrables dans le mois au cours duquel sont pris les congés payés).

- soit l’indemnité est égale à 1/10ème de la rémunération brute totale perçue par le salarié pendant la période de référence allant du 1er juin au 31 mai de l’année suivante :

• Indemnité (I) correspondant à l’acquisition des 36 jours ouvrables pendant la période de référence :
  I = rémunération de référence brute total × (1/10) × (36/30)
• Indemnité si le congé pris est de 24 jours,
  I = rémunération de référence brute total × (1/10) × (36/30) × 24

b) Moment du versement de l’indemnité :

Cette indemnité est versée à la date de paiement des salaires.
En pratique, l’employeur maintien le salaire (pas besoin de mentionner indemnité de congés payés sur le bulletin de salaire) et vérifie lors de la dernière période de congés si la règle du dixième, sur l’ensemble des périodes de congés payés, est plus favorable. Si c’est le cas, une régularisation sera effectuée sur la fiche de paie correspondant à la dernière période de congé.

c) Salaire de référence :

Le salaire de référence est celui du mois précédent la période de congés, réévalué si besoin est en cas d’augmentation de la rémunération.
La rémunération brute de référence est égale au salaire de base auquel sont ajoutés les accessoires (primes, majoration pour heures supplémentaires, avantage en nature, indemnité de fin de CDD…).

- Indemnité compensatrice de congés payés en fin de contrat pour congés acquis non pris

a) Conditions cumulatives :

• rupture du contrat de travail ;
• rupture non fondée sur une faute lourde du salarié ; et
• existence de congés payés acquis et non pris, attention : il est nécessaire de ne pas avoir perdu les congés acquis.

b) Montant de l’indemnité :

L’indemnité est égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence sans pouvoir être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler.

Attention :
L’indemnité est fonction des seuls jours ouvrés des congés payés c'est-à-dire qui auraient été travaillés par le salarié et non en fonction du nombre de jours ouvrables de congés acquis.
Si un salarié a acquis 13 jours ouvrables de congés payés, cela correspond à 11 jours ouvrés de congés payés. L’indemnité est calculée sur la base de 11 jours.

VII- PREAVIS

1. préavis et congés payés

Le préavis est assimilé à du travail effectif.

Attention pendant le préavis, le salarié acquiert des droits à congés payés.

En cas de préavis non exécuté à la demande de l’employeur, le salarié acquiert des droits à congés payés et a donc droit au paiement de l’indemnité compensatrice pour congés payés.
Celle-ci doit être acquittée au moment du départ effectif du salarié avec les autres indemnités éventuellement dues et avec le dernier salaire. Ce paiement se fait à la date de fin de la période de préavis car il n’est pas possible de payer cette indemnité par anticipation.

Si le préavis n’est pas exécuté à la demande du salarié, il n’acquiert pas de droit à congés payés.

2. congés payés pendant le préavis

Lorsque le salarié est en congé payés pendant le préavis, le préavis est « suspendu» pendant la durée des congés pour reprendre après la période de congés payés sauf accord des parties.